يعتبر اعداد و تخطيط قاعدة البيانات للمنشأة من الركائز الجوهرية اذا ارادت المنشأة أن تحقق العوائد التى تسعى الى تحقيقها من ادارة موارد البيانات بها . كما أن أى خطة لاعداد قاعدة البيانات يجب أن تعد لتدعم و تساند الخطة الشمولية لنظم المعلومات بالمنظمة التى بدورها تساند الاهداف العامة و الشمولية للمنشأة . و تحقق نظم قواعد البيانات العديد من المزايا التى تجعلها متميزة عن الملفات التقليدية لتشغيل البيانات الكترونياً ، و على راس هذه المزايا تقليل البيانات المكررة ، و تسهيلات الاستدعاء  ،   و ترابط بياناتها فى ملف واحد مما يحقق نوعاً من التكامل بين هذه البيانات ، كما أن توافر هذه البيانات سوف يساعد بلا شك على مد الادارة بالمعلومات الضرورية التى تفيد فى دعم و اتخاذ العديد من القرارات الادارية و الاستراتيجية .و بذلك فان ظهور نظم قواعد البيانات قد ساهم الى حد كبير فى التخلص من هذه المشاكل عن طريق تجميع البيانات التى تتعامل معها المنشأة و تسجيلها ثم التعامل معها من خلال استخدام بعض برامج الحاسب و التى تعرف بنظم ادارة قواعد البيانات.