محددات استخدام قواعد البيانات
ينطوى استخدام منهج قواعد البيانات على بعض القيود تجعل من الانسب فى بعض الحالات تطبيق منهج الملفات:
أ – يرتبط تصميم قواعد البيانات بعاملى التكلفة و السرعة، فعندما تختار المنطمة مصمم قاعدة بيانات متكاملة لها يتطلب ذلك دراسة مستفيضة و شاملة لاحتياجاتها الحالية و المستقبلية من البيانات ، و علاقاتها ببعضها البعض و يستغرق ذلك وقتاً و جهدا و تكلفة تتنوع بمرور الوقت كلما ظهرت الحاجة لتطبيق جديد
ب – يجب أخذ تكاليف المكونات المادية و البرمجيات الخاصة بقاعدة البيانات فى الاعتبار و هى للحاسبات الكبيرة المركزية قد تصل لمبالغ ضخمة . ومن الشائع استخدام حزم قياسية . كما انة يجب شراء كميات ضخمة من وسائط التخزين منذ البداية.
ج – الدخول لقاعدة البيانات أبطأ من الدخول المباشر للملفات ، حيث ان الدخول يكون من خلال طبقة أخرى من البرمجيات بين التطبيقى و القاعدة ، الا و هى نظام ادارة القاعدة و بانخفاض تقنية الاقراص بمرور الوقت و التقدم فى سرعتها، تتضائل هذه العيوب كثيراً ، و عموما يكون نظام الملفات المستقلة ملائما للمنشأت فى الحالات التالية :
• اذا كان التطبيق يتكرر باستمرار مع كميات ضخمة من البيانات
• اذا كانت بيانات المنشأة ليس من المتوقع أن تتغير على المدى الطويل
• اذا لم تكن متطلبات المرونة عالية ، بان كانت المعلومات تنتج وفق معايير قياسية
ولهذه الاسباب فإن منهج الملفات المستقلة شائع فى اعمال المحاسبة المالية و امساك الدفاتر، حيث يواجه معالجة مكثفة للمعاملات. أما الاعمال المرنة كالمحاسبة الادارية و نظم دعم القرار فلا الا انظمة قواعد البيانات.