اولاً : المفاهيم الاساسية فى مجال استخدام قواعد البيانات و نظم التشغيل الالكترونى للبياناتيجدر بنا ان نذكر بعض المفاهيم الاساسية المرتبطة بقواعد البيانات قبل الخوض فى عرض مفهوم و خصائص و مكونات نظام قواعد البيانات.- اولاً الفرق بين البيانات و المعلومات و المعرفة .البيانات : هى مجموعة من الحقائق التى تعبر عن مواقف و أفعال معينة و هى ما يطلق عليها Entities أى كيانات مستقلة و يتم التعبير عنها بالكميات أو الرموز أو الارقام . و غالباً تستمد تلك البيانات من واقع المستندات المستخدمة داخل المنشأة أو تلك المستندات التى تعبر عن التعاملات التى تتم بين المنشأة و الغير..اما المعلومات : فهى نتيجة تحويل هذه البيانات بواسطة النظام الى مجموعات مختارة من البيانات مجمعة بطريقة معينة مما يزيد من قيمتها بالنسبة للمستفيد او المستخدم . أى أن المعلومات تعتبر الناتج النهائى من عملية تشكيل البيانات. لذا فهى تمثل مجموعة بيانات مبوبة و مرتبة و معدة للاستخدام فى غرض معين . ومن أمثلتها المعلومات الوارده فى التقارير و القوائم المالية و التى تستخدم عادة فى اتخاذ القرارات الادارية و الرقابة على المنشأة.اما المعرفة : فهى تمثل الرصيد المتراكم من الخبرة و المعلومات و الدراسات الطويلة فى مجال معين ، فهى محصلة الامتزاج بين ثلاث عناصر هى المعلومات ، الخبرة ، الحكمة البشرية ، و من الطبيعى أنه عند تجميع هذا الرصيد يختفى الكثير من التفاصيل ، ووتصاعد درجة التجريد و الترابط فى عناصر المعلومات المكونة لرصيد المعرفة .- ثانياً نماذج البيانات Data Models نماذج البيانات هى وسيلة أو اداة تستخدم لتمثيل البيانات بصورة يسهل استخدامها بواسطة الحاسب . و بمعنى أكثر شمولا فان نماذج البيانات توضح معنى البيانات و العلاقات التى بينها فيما يعرف بتراكيب البيانات ، و كذلك العمليات المسموح بها على هذه التراكيب .و من اهم نماذج البيانات التى تستخدم بصفة خاصة مع قواعد البيانات هى مايطلق عليها المخطط . و هذا المخطط يوضح الكيانات التى يتم تمثيلها مثل الموظفين او الطلبة ... و كذلك خصائص هذه الكيانات مثل ( اسم الموظف،اسم الطالب ،رقم الموظف..) هذا بالاضافة الى العلاقات التى تنشأ بين هذه الكيانات.- الملفات الملف هو تجميع للسجلات الخاصة بموضوع محدد مثل ملف الموظفين وملف العملاء . وحتى يستطيع الحاسب قراءة الملف واسترجاع اى سجل فية فان تخزينة يتم بطريقة محددة و هناك طريقتان لتنظيم الملفات . الطريقة الاولى – هى استخدام التشغيل المتتابع للملفات، اما الطريقة الثانية فهى استخدام التشغيل المباشر للملفات.أ –التشغيل المتتابع للملفاتو فى هذا النوع من الملفات يتم تنظيم السجلات بشكل ثابت و متتابع و فى حالة تشغيل الملف لقراءة سجلات محددة فان الامر يتطلب قراءة و استرجاع سجلات الملف بالترتيب الذى تم ادخالها به فى البداية . فمثلاً عند استرجاع سجل معين يجب البحث خلال الملف كله من البداية تتابعيا و مرورا بكل السجلات حتى الوصول الى السجل المطلوب . كذلك فان السجلات الجديدة يمكن فقط تخزينها فى اخر الملف . و الوسيلة الشائعة للتعامل مع هذا الملف هى تخزينه مرتبا باستخدام مفتاح معين و ليكن اسم الطالب مثلا. فباستخدام هذا المفتاح يمكن استرجاع أى سجل .لذلك فان الاستخدام الكفء لهذا النظام ضرورة ترتيب العمليات بنفس ترتيب الملف الرئيسى.ب – التشغيل المباشر للملفاتملف التشغيل المباشر هو ملف يتم تخزين السجلات به طبقاً لنظام عنونه معين و يستخدم عنوان السجل فى استرجاعه مباشرة دون المرور على كل السجلات التى يسبقه . و يمكن ان يكون عنوان السجل هو حقل خاص من حقول السجل او احد الحقول المستنتجة . - السجلات السجل هو تجميع لوحدات البيانات ذات الارتباط المشترك و المتعلقة بكيان معين سواء كان شخصاً او حدثاً او شيئاً . و هذه البيانات تكون مرتبة و منظمة بطريقة تساعد الحاسب على التعرف عليهاو التعامل معها من خلال تسميتها باسم وصفى لاستخدامه من خلال برنامج معين للرجوع الى السجل .- الحقول Fieldsهى التمثيل الفعلى لوحدات البيانات داخل الحاسب . و الحقل هو مجموعة من الحروف تحتل مكانا محددا داخل السجل فمثلاً يحتوى سجل اى موظف على بعض المعلومات المحددة مثل الاسم ،السن ، تاريخ التعيين.....و للحقول عدة أنواع فى ضوئها يتحدد شكل البيانات التى سيتم ادخالها كسجلات . و من اهم انواع الحقول ما يلى: