يعتبر اعداد و تخطيط قاعدة البيانات للمنشأة من الركائز الجوهرية اذا ارادت المنشأة أن تحقق العوائد التى تسعى الى تحقيقها من ادارة موارد البيانات بها . كما أن أى خطة لاعداد قاعدة البيانات يجب أن تعد لتدعم و تساند الخطة الشمولية لنظم المعلومات بالمنظمة التى بدورها تساند الاهداف العامة و الشمولية للمنشأة . و تحقق نظم قواعد البيانات العديد من المزايا التى تجعلها متميزة عن الملفات التقليدية لتشغيل البيانات الكترونياً ، و على راس هذه المزايا تقليل البيانات المكررة ، و تسهيلات الاستدعاء  ،   و ترابط بياناتها فى ملف واحد مما يحقق نوعاً من التكامل بين هذه البيانات ، كما أن توافر هذه البيانات سوف يساعد بلا شك على مد الادارة بالمعلومات الضرورية التى تفيد فى دعم و اتخاذ العديد من القرارات الادارية و الاستراتيجية .و بذلك فان ظهور نظم قواعد البيانات قد ساهم الى حد كبير فى التخلص من هذه المشاكل عن طريق تجميع البيانات التى تتعامل معها المنشأة و تسجيلها ثم التعامل معها من خلال استخدام بعض برامج الحاسب و التى تعرف بنظم ادارة قواعد البيانات.

اولاً : المفاهيم الاساسية فى مجال استخدام قواعد البيانات و نظم التشغيل الالكترونى للبياناتيجدر بنا ان نذكر بعض المفاهيم الاساسية المرتبطة بقواعد البيانات قبل الخوض فى عرض مفهوم و خصائص و مكونات نظام قواعد البيانات.- اولاً الفرق بين البيانات و المعلومات و المعرفة .البيانات : هى مجموعة من الحقائق التى تعبر عن مواقف و أفعال معينة و هى ما يطلق عليها Entities أى كيانات مستقلة و يتم التعبير عنها بالكميات أو الرموز أو الارقام . و غالباً تستمد تلك البيانات من واقع المستندات المستخدمة داخل المنشأة أو تلك المستندات التى تعبر عن التعاملات التى تتم بين المنشأة و الغير..اما المعلومات : فهى نتيجة تحويل هذه البيانات بواسطة النظام الى مجموعات مختارة من البيانات مجمعة بطريقة معينة مما يزيد من قيمتها بالنسبة للمستفيد او المستخدم . أى أن المعلومات تعتبر الناتج النهائى من عملية تشكيل البيانات. لذا فهى تمثل مجموعة بيانات مبوبة و مرتبة و معدة للاستخدام فى غرض معين . ومن أمثلتها المعلومات الوارده فى التقارير و القوائم المالية و التى تستخدم عادة فى اتخاذ القرارات الادارية و الرقابة على المنشأة.اما المعرفة : فهى تمثل الرصيد المتراكم من الخبرة و المعلومات و الدراسات الطويلة فى مجال معين ، فهى محصلة الامتزاج بين ثلاث عناصر هى المعلومات ، الخبرة ، الحكمة البشرية ،  و من الطبيعى أنه عند تجميع هذا الرصيد يختفى الكثير من التفاصيل ، ووتصاعد درجة التجريد و الترابط فى عناصر المعلومات المكونة لرصيد المعرفة .- ثانياً  نماذج البيانات Data Models   نماذج البيانات هى وسيلة أو اداة تستخدم لتمثيل البيانات بصورة يسهل استخدامها بواسطة الحاسب . و بمعنى أكثر شمولا فان نماذج البيانات توضح معنى البيانات و العلاقات التى بينها فيما يعرف بتراكيب البيانات ، و كذلك العمليات المسموح بها على هذه التراكيب .و من اهم نماذج البيانات التى تستخدم بصفة خاصة مع قواعد البيانات هى مايطلق عليها المخطط . و هذا المخطط يوضح الكيانات التى يتم تمثيلها مثل الموظفين او الطلبة ...   و كذلك خصائص هذه الكيانات مثل ( اسم الموظف،اسم الطالب ،رقم الموظف..) هذا بالاضافة الى العلاقات التى تنشأ بين هذه الكيانات.- الملفات  الملف هو تجميع للسجلات الخاصة بموضوع محدد مثل ملف الموظفين  وملف العملاء  . وحتى يستطيع الحاسب قراءة الملف واسترجاع اى سجل فية فان تخزينة يتم بطريقة محددة و هناك طريقتان لتنظيم الملفات . الطريقة الاولى – هى استخدام التشغيل المتتابع للملفات، اما الطريقة الثانية فهى استخدام التشغيل المباشر للملفات.أ –التشغيل المتتابع للملفاتو فى هذا النوع من الملفات يتم تنظيم السجلات بشكل ثابت و متتابع و فى حالة تشغيل الملف لقراءة سجلات محددة فان الامر يتطلب قراءة و استرجاع سجلات الملف بالترتيب الذى تم ادخالها به فى البداية . فمثلاً عند استرجاع سجل معين يجب البحث خلال الملف كله من البداية تتابعيا و مرورا بكل السجلات حتى الوصول الى السجل المطلوب . كذلك فان السجلات الجديدة يمكن فقط تخزينها فى اخر الملف . و الوسيلة الشائعة للتعامل مع هذا الملف هى تخزينه مرتبا باستخدام مفتاح معين و ليكن اسم الطالب مثلا. فباستخدام هذا المفتاح يمكن استرجاع أى سجل .لذلك فان الاستخدام الكفء لهذا النظام ضرورة ترتيب العمليات بنفس ترتيب الملف الرئيسى.ب – التشغيل المباشر للملفاتملف التشغيل المباشر هو ملف يتم تخزين السجلات به طبقاً لنظام عنونه معين  و يستخدم عنوان السجل فى استرجاعه مباشرة دون المرور على كل السجلات التى يسبقه . و يمكن ان يكون عنوان السجل هو حقل خاص من حقول السجل او احد الحقول المستنتجة . - السجلات السجل هو تجميع لوحدات البيانات ذات الارتباط المشترك و المتعلقة بكيان معين سواء كان شخصاً او حدثاً او شيئاً . و هذه البيانات تكون مرتبة و منظمة بطريقة تساعد الحاسب على التعرف عليهاو التعامل معها من خلال تسميتها باسم وصفى لاستخدامه من خلال برنامج معين للرجوع الى السجل .- الحقول Fieldsهى التمثيل الفعلى لوحدات البيانات داخل الحاسب . و الحقل هو مجموعة من الحروف تحتل مكانا محددا داخل السجل فمثلاً يحتوى سجل اى موظف على بعض المعلومات المحددة مثل الاسم ،السن ، تاريخ التعيين.....و للحقول عدة أنواع فى ضوئها يتحدد شكل البيانات التى سيتم ادخالها كسجلات .  و من اهم انواع الحقول ما يلى:

• حقل رقمى

• حقل حرفى 

• حقل حرفى عددى

• حقل تاريخ

• حقل منطقى(حرف واحد)

• حقل ملاحظات  .....الخ